Skip to main content

A.5.31 דרישות משפטיות, חוקיות, רגולטוריות וחוזיות

מטרה​

מטרת הנוהל היא להבטיח כי הארגון מזהה, מנהל, ועומד בכל הדרישות המשפטיות, החוקיות, הרגולטוריות והחוזיות הרלוונטיות לפעילותו, במטרה לשמור על תאימות מלאה ולהימנע מחשיפות משפטיות.

תחום יישום​

הנוהל חל על כל הארגון, כולל כל המחלקות, התהליכים, ומערכות המידע הקשורים לפעילות הארגון.

הגדרות​

  • דרישות משפטיות: חוקים ותקנות החלים על הארגון בתחום פעילותו.
  • דרישות חוזיות: התחייבויות אשר נלקחו במסגרת חוזים ועסקאות שהארגון מבצע.
  • רגולציה: דרישות של רשויות רגולטוריות החלות על פעילות הארגון.
  • ציות: פעולה המבטיחה שהארגון עומד בכל הדרישות המשפטיות, החוקיות, הרגולטוריות והחוזיות.

אחריות​

  • ממונה אבטחת מידע: אחראי על פיתוח, יישום וניהול הנוהל, וכן על זיהוי דרישות חדשות ושמירה על עדכניות הנוהל.
  • יועץ משפטי של הארגון: אחראי לספק ייעוץ והכוונה לגבי דרישות משפטיות ורגולטוריות.
  • מנהל המערכות האחראי: אחראי על יישום הנוהל במחלקות השונות ועל פיקוח על הציות לדרישות.

תהליך​

1. זיהוי דרישות משפטיות, חוקיות, רגולטוריות וחוזיות​

  • הארגון יזהה את כל הדרישות המשפטיות, החוקיות, הרגולטוריות והחוזיות החלות עליו, באמצעות סקירה משפטית ושיתוף פעולה עם יועצים משפטיים וגורמים רגולטוריים.
  • זיהוי הדרישות יבוצע באופן מתמשך כדי להבטיח כי כל שינוי בדרישות יתועד ויוטמע בנוהלי הארגון.

2. הערכת השפעה על הארגון​

  • הארגון יבצע הערכה של השפעת הדרישות המשפטיות והרגולטוריות על פעילותו, ויקבע את הצעדים הנדרשים לעמידה בדרישות אלו.
  • הערכה זו תכלול זיהוי סיכונים משפטיים ואבטחתיים, וקביעת אמצעי בקרה נדרשים.

3. פיתוח נהלים לציות​

  • הארגון יפתח נהלים ואמצעים לציות לדרישות המשפטיות, החוקיות, הרגולטוריות והחוזיות שזוהו.
  • הנהלים יגדירו את האופן שבו יבוצע הציות בפועל, כולל מנגנוני בקרה וביקורת.

4. יישום הנהלים​

  • הארגון יישם את הנהלים שנקבעו לצורך עמידה בדרישות המשפטיות והרגולטוריות.
  • מנהלי המחלקות והמערכות יוודאו כי נהלים אלו מוטמעים בכל תהליכי העבודה הרלוונטיים.

5. ניטור ועדכון מתמיד​

  • הארגון יבצע ניטור מתמיד של הדרישות המשפטיות והרגולטוריות, ויוודא כי הן מיושמות ומעודכנות בהתאם לשינויים חקיקתיים או חוזיים.
  • הארגון יעדכן את הנהלים בהתאם לשינויים בדרישות כדי לשמור על תאימות מלאה.

6. ביקורת פנימית ותיקון ליקויים​

  • הארגון יבצע ביקורות פנימיות תקופתיות כדי לוודא שהנהלים מיושמים כנדרש.
  • במידה ומזוהים ליקויים, יינקטו הצעדים הנדרשים לתיקון הליקויים ולהבאת הארגון לתאימות מלאה.

7. דוח ציות והערכה​

  • הארגון יפיק דוחות תקופתיים המסכמים את מצב הציות לדרישות המשפטיות, החוקיות, הרגולטוריות והחוזיות.
  • הדוחות יוגשו להנהלה ויכללו המלצות לשיפור ולשדרוג תהליכי הציות.

הערות​

  • הארגון ידאג לקיים הכשרות שוטפות לעובדים ולמנהלים בנושא ציות לדרישות משפטיות ורגולטוריות, כדי להבטיח הבנה ומודעות למורכבות התחום.
  • על כל שינוי או עדכון בדרישות חיצוניות יש להודיע מידית לממונה אבטחת המידע וליועץ המשפטי.